IT-projectbeheer

IT-projectbeheer maakte van in het begin deel uit van ons dienstenpakket. In de klassieke KMO – zonder IT-afdeling – is het doorgaans de bestuurder zelf die zich bezig houdt met de implementatie van nieuwe software. Dat kan niet de bedoeling zijn vermits zijn eigenlijke rol hem voorbestemt om zijn bedrijf verder te ontwikkelen en zijn medewerkers aan te sturen. Kortom, het dagdagelijks beheer houdt hem al meer dan ruimschoots bezig.

Daarom hebben bestuurders vaak niet de tijd om de verschillende vragen van het implementatieteam te beantwoorden. Zo lopen projecten vertragingen op en worden systemen opgeleverd die niet conform zijn aan de eigenlijke verwachtingen. Bovendien moet de bestuurder snel begrijpen wat er van hem door de IT’ers verwacht wordt. Zij drukken zich echter vaak niet in “zijn” taal uit met alle misverstanden van dien. Hierdoor kunnen de frustraties hoog oplopen. Wij zijn de tussenschakel die voor al deze moeilijkheden een oplossing biedt.

Onze gemengde expertise in bedrijfsleven en IT stelt ons in staat om enerzijds snel de eisen van het bedrijf te identificeren en anderzijds de grote lijnen van de te implementeren oplossing uit te tekenen. Deze worden dan vervolgens vertaald in specifieke sub-processen.

Hoe gaan we precies te werk?

Over het algemeen beginnen we met een gesprek met de eindklant, die ons dan moet uitleggen wat zijn verwachtingen zijn, de reden waarom een bepaalde oplossing weerhouden werd en op welke vraag die een antwoord moet bieden. Volgt daarop een gesprek met het IT-team om te zien waar de verschillende aansluitingspunten zijn, wat de huidige status is van het project, waar de mogelijke tekortkomingen zijn, en welke workarounds er al dan niet kunnen zijn.

Eens die initiële gesprekken achter de rug zijn, is het de bedoeling dat het aantal interacties met de eindklant zo beperkt mogelijk blijven. We blijven hierbij uiteraard ter beschikking, maar proberen de gesprekken te beperken tot de status van het project, de pijnpunten waarbij een impact hebbende beslissing moet genomen worden en het opvragen van bepaalde zaken. We trachten zo veel mogelijk van de vragen rond instellingen en dergelijke zaken zelf te behandelen. De ondernemer moet zich dus niet meer uitspreken over keuzes waar er toch een gebrek is aan kennis en expertise. Vragen waarop het spontane antwoord van de klant “hoe moet ik dat weten?” zou zijn, willen wij niet stellen.

We gaan ook over tot het inventariseren van de verschillende elementen die op het een of ander moment nodig zullen zijn, opdat we die dan kunnen opvragen bij de eindklant op een gecentraliseerde manier. Niets is zo vervelend voor de klant als om de zoveel dagen of zelfs uren kleine vragen te krijgen voor het ene detail of het ander. Voor het IT bedrijf is er ook niets zo vervelends als het moeten navragen achter informatie, bijhouden van wat ze nu wel of niet hebben gekregen, en dan mondjesmaat de info te krijgen, met het risico dat er dan nog een tijd overgaat tegen dat antwoorden er komen.

Wanneer komen we dan tussen?

Dat kan zowel op vraag van het bedrijf, als op vraag van het IT-bedrijf. Onze insteek blijft echter dezelfde: we staan aan de kant van de ondernemer. Dit wilt zeggen dat wij op zoek gaan naar de oplossing waar de onderneming mee tevreden kan zijn. Uiteindelijk moet de eindklant tevreden zijn, en dat brengen we niet in gevaar door onze principes langs de kant te leggen ten voordele van het bedrijf dat ons aanstelt.

Is er op een project waar u mee bezig bent of wenst te starten, nood aan een tussenschakel om de onderneming wat af te schermen van de gekte die gepaard kan gaan met een implementatie? Is er wrevel tussen het implementatieteam en de eindklant? Dan kunnen wij het project perfect oppikken waar het er nu voor staat. Neem dus contact met ons op via info@all-connected.it.